Registro de visitantes en una planta industrial: qué es y qué normativa lo regula

El registro de visitantes de una planta industrial documenta quién ajeno a la plantilla entra y sale, cuándo y por qué. No lo exige una norma única: lo regulan el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y el Real Decreto 171/2004 para quien entra a trabajar.

Qué es el registro de visitantes y para qué sirve en una planta industrial

Es el control documentado de las personas ajenas a la empresa que acceden a sus instalaciones: identidad, empresa, motivo, persona de contacto interna y hora de entrada y de salida. Puede llevarse en papel, en un formulario electrónico o integrado con tornos y tarjetas; el soporte no cambia las obligaciones.

Sirve para cuatro cosas: seguridad de personas e instalaciones; evacuación, porque el recuento en el punto de reunión exige una lista fiable de ocupantes ajenos; coordinación, porque cuando quien entra va a trabajar el registro es la puerta de la coordinación de actividades empresariales (CAE); y trazabilidad ante un incidente o una inspección.

Conviene distinguir dos tipos de persona ajena, porque su régimen jurídico es distinto:

• Visita puntual: cliente, auditor, comercial o candidato. Recibe las normas de seguridad del centro y suele ir acompañada. Le aplican la normativa de protección de datos y las medidas de emergencia.
• Trabajador de una empresa concurrente: contrata de mantenimiento, transportista que descarga, instalador, autónomo. Además, su acceso está condicionado por el artículo 24 de la Ley 31/1995 y el Real Decreto 171/2004: información de riesgos, instrucciones y, cuando procede, acreditación documental previa.

Es un tratamiento de datos personales: RGPD y LOPDGDD

Anotar el nombre de una persona y la hora a la que entró es tratar datos personales. Consecuencias prácticas:

• Principios del artículo 5.1 del RGPD: licitud y transparencia (5.1.a), finalidad determinada (5.1.b), minimización (5.1.c), limitación del plazo (5.1.e) y confidencialidad (5.1.f). Un libro de visitas en el mostrador donde cada visitante lee los nombres anteriores incumple el último.
• Base jurídica (artículo 6.1 del RGPD): el interés legítimo en la seguridad de instalaciones y personas (6.1.f) y, en lo que responde a obligaciones de prevención, una obligación legal (6.1.c). No hace falta el consentimiento del visitante.
• Deber de información (artículo 13 del RGPD y artículo 11 de la LOPDGDD): por capas. En el formulario o en un cartel en recepción, como mínimo la identidad del responsable, la finalidad y la posibilidad de ejercer los derechos de los artículos 15 a 22 del RGPD, con referencia al texto completo.
• Registro de actividades de tratamiento (artículo 30) y medidas de seguridad (artículo 32): el control de visitas figura como actividad propia, con su plazo de conservación, y el acceso al registro queda restringido.
• Nada de copias del DNI. Comprobar la identidad mostrando el documento es una cosa; escanearlo, otra. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recuerda que, cuando la copia íntegra no es estrictamente necesaria, deben ocultarse los datos no necesarios. En un control de acceso ordinario basta con anotar nombre y apellidos tras ver el documento.
• Videovigilancia en el acceso (artículo 22 de la LOPDGDD): cámaras para la seguridad de personas, bienes e instalaciones, con cartel visible que identifique el tratamiento, al responsable y los derechos; supresión de las imágenes en el plazo máximo de un mes, salvo que acrediten actos contra la integridad de personas, bienes o instalaciones. Si también controlan a la plantilla, el artículo 89 exige información previa y expresa a los trabajadores y las prohíbe en vestuarios, aseos y comedores.
• Biometría en tornos: la guía de la AEPD de noviembre de 2023 califica el uso de datos biométricos para control de presencia y de acceso como tratamiento de alto riesgo, exige una evaluación de impacto previa y advierte de que el consentimiento no es base válida en el ámbito laboral. Para visitantes, la huella o el reconocimiento facial son casi siempre desproporcionados frente a una tarjeta temporal.

Qué exige la prevención de riesgos laborales

La Ley 31/1995 no habla de «registro de visitantes», pero dos artículos lo hacen necesario.

El artículo 20 obliga al empresario a analizar las situaciones de emergencia y adoptar medidas de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación «teniendo en cuenta el tamaño y la actividad de la empresa, así como la posible presencia de personas ajenas a la misma». Un plan de emergencia que no sabe cuántas personas ajenas hay en el centro no puede garantizar su evacuación ni el recuento. El registro, con horas de entrada y salida, hace operativo ese artículo.

El artículo 24 regula la coordinación cuando en un mismo centro trabajan personas de dos o más empresas. Su desarrollo, el Real Decreto 171/2004, define el centro de trabajo como «cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer o a la que deban acceder por razón de su trabajo» (artículo 2) y fija tres deberes que el registro de accesos ayuda a acreditar:

• Cooperación e información recíproca (artículo 4): todas las empresas y autónomos concurrentes se informan de los riesgos de sus actividades que puedan afectar a los demás, por escrito cuando alguna genere riesgos graves o muy graves.
• Información del titular del centro (artículo 7): quien gestiona la planta informa a las empresas que entran de los riesgos propios del centro, de las medidas de prevención y de las de emergencia.
• Instrucciones del titular (artículo 8): además, da instrucciones para prevenir esos riesgos y actuar en emergencias, por escrito cuando los riesgos sean graves o muy graves.

Que el trabajador externo firme en el acceso la recepción de esa información e instrucciones convierte el registro en la prueba documental de los artículos 7 y 8.

Cuando el visitante es una contrata: registro de accesos y coordinación de actividades empresariales

Para las empresas que van a trabajar en la planta, el registro de acceso es el último eslabón de un proceso que empieza antes. Si la planta contrata obras o servicios de su propia actividad, actúa como empresario principal y el artículo 10 del Real Decreto 171/2004 le obliga a vigilar el cumplimiento de la normativa por contratistas y subcontratistas, exigiéndoles acreditar por escrito, antes de empezar, la evaluación de riesgos y la planificación preventiva, la formación e información de los trabajadores y los medios de coordinación. Lo razonable es que el acceso solo se abra a quien tiene esa acreditación en regla. Qué figura es cada empresa y qué le corresponde se explica en qué es la coordinación de actividades empresariales y qué obligaciones tiene cada figura y, con detalle sobre la documentación, en las obligaciones del empresario titular y del principal frente a sus contratas. La lista operativa de documentos, caducidades y quién los valida está en qué documentos CAE debe entregar una subcontrata.

En obras de construcción existe además el Libro de Subcontratación del artículo 8 de la Ley 32/2006: cada contratista debe tenerlo en la obra y anotar, por orden cronológico, todas las subcontrataciones con empresas y autónomos, su nivel y el objeto del contrato.

No controlar el acceso de contratas tiene un coste tipificado en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social; el cuadro de cuantías está en qué sanciones hay por incumplir la coordinación de actividades empresariales.

Qué datos registrar y cuánto tiempo conservarlos

El principio de minimización obliga a recoger solo lo necesario. Para un control de acceso ordinario:

Dato	Por qué se recoge	Referencia
Nombre y apellidos	Identificar a la persona en el centro y en el recuento de una evacuación	Art. 5.1.c RGPD; art. 20 Ley 31/1995
Empresa u organización	Saber por cuenta de quién actúa y si se activa la coordinación de actividades empresariales	Art. 24 Ley 31/1995; art. 2 RD 171/2004
Persona de contacto interna	Responsable de la visita y del acompañamiento	Interés legítimo, art. 6.1.f RGPD
Motivo de la visita	Distinguir visita puntual de actividad concurrente y asignar zona de acceso	Art. 4 RD 171/2004
Hora de entrada y de salida	Saber quién está dentro y contar en el punto de reunión	Art. 20 Ley 31/1995
Firma de recepción de normas, información de riesgos e instrucciones	Prueba de los deberes de información e instrucción del titular	Arts. 7 y 8 RD 171/2004

Quedan fuera, salvo justificación específica y documentada: copia del documento de identidad, fecha de nacimiento, domicilio, datos de salud y cualquier dato biométrico.

Sobre la conservación, no existe un plazo legal único: debe fijarse y justificarse por el responsable en función de la finalidad, conforme al artículo 5.1.e del RGPD, y constar en el registro de actividades de tratamiento. La finalidad de seguridad diaria se agota poco después de la salida; la prueba de la coordinación con una contrata puede justificar conservar la firma mientras dure la relación. Para la videovigilancia sí hay plazo expreso: un mes (artículo 22.3 de la LOPDGDD).

Errores frecuentes

• Libro de visitas en papel a la vista: cada visitante lee los datos de los anteriores (artículo 5.1.f del RGPD).
• Fotocopiar o escanear el DNI: desproporcionado para un control de acceso.
• Sin cartel ni cláusula informativa en el punto de acceso (artículo 11 de la LOPDGDD).
• Conservar indefinidamente (artículo 5.1.e del RGPD).
• Mezclar el registro de visitas con el control horario de la plantilla: tratamientos distintos, con base, finalidad y plazo distintos.
• Dar acceso a contratas sin coordinación previa: firmar en la entrada no sustituye la acreditación del artículo 10 ni la información e instrucciones de los artículos 7 y 8 del Real Decreto 171/2004.
• Cámaras sin cartel o en zonas de descanso (artículos 22 y 89 de la LOPDGDD).

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio llevar un registro de visitantes en una planta industrial?

Ninguna norma lo impone con ese nombre, pero es la forma práctica de cumplir obligaciones que sí existen: el artículo 20 de la Ley 31/1995 exige planificar la evacuación contando con la presencia de personas ajenas, y los artículos 7 y 8 del Real Decreto 171/2004 exigen informar e instruir a quien entra a trabajar. Sin registro no hay recuento fiable ni prueba de esa información.

¿Puedo pedir el DNI a un visitante?

Puedes pedir que lo muestre para verificar su identidad y anotar nombre y apellidos. Copiarlo o escanearlo es, en un control de acceso ordinario, un exceso frente al principio de minimización del artículo 5.1.c del RGPD. La Agencia Española de Protección de Datos recomienda ocultar los datos no necesarios cuando la copia íntegra no sea imprescindible y usar medios seguros si lo es.

¿Cuánto tiempo puedo conservar los datos del registro de visitantes?

No existe un plazo legal único: debe fijarse y justificarse por el responsable en función de la finalidad, conforme al artículo 5.1.e del RGPD, y constar en el registro de actividades de tratamiento. La finalidad de seguridad diaria se agota pronto; la prueba de la información dada a una contrata puede justificar conservar la firma mientras dure la relación. Las imágenes de videovigilancia se suprimen en un mes (artículo 22.3 de la LOPDGDD).

¿El registro de visitas sirve como control de acceso de contratas?

Es una parte, no el todo. Para los trabajadores de empresas concurrentes, el acceso debe ir precedido por la acreditación documental del artículo 10 del Real Decreto 171/2004 cuando la planta actúa como empresario principal, y acompañado de la información de riesgos y las instrucciones de los artículos 7 y 8. El registro acredita que la persona entró, cuándo y que recibió esa información; no sustituye la coordinación previa.

¿Hay que informar al visitante de que se tratan sus datos?

Sí. El artículo 13 del RGPD exige informar cuando los datos se obtienen del interesado, y el artículo 11 de la LOPDGDD permite hacerlo por capas: en el formulario o en un cartel en recepción, la identidad del responsable, la finalidad y la posibilidad de ejercer los derechos, con referencia al resto de la información. Si hay cámaras, además el cartel de videovigilancia del artículo 22.4.

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Actualizado el 2026-09-17.